Session Manager Guide
Complete guide for session managers on creating and managing survey sessions, inviting participants, and analyzing results.
Vejledning til session manager
Komplet vejledning til session managers om oprettelse og administration af sessioner, invitation af deltagere samt analyse af resultater.
Table of Contents
Indholdsfortegnelse
Overview
As a session manager, you coordinate the supply chain resilience assessment process for a group of participants. You create a session, invite participants, monitor their progress, and review the aggregated results to identify vulnerabilities and capabilities.
Session Manager Responsibilities
- Create survey sessions and configure participants
- Distribute unique survey links to participants
- Monitor survey completion status
- Review aggregated analysis results
- Facilitate group discussion based on findings
What You Can See
After all participants complete the survey, you have access to:
- Vulnerability ranking charts — top-ranked vulnerabilities across the group
- Capability stacked charts — capability levels per area, broken down by participant role
- Gap analysis — comparison of vulnerabilities vs. capabilities
- Individual vs. aggregate views — drill down into specific participant responses
Oversigt
Som session manager koordinerer du processen for vurdering af forsyningskædens robusthed for en gruppe deltagere. Du opretter en session, inviterer deltagere, følger deres fremskridt og gennemgår de samlede resultater for at identificere sårbarheder og kapabiliteter.
Session manageres ansvar
- Opret sessioner og konfigurer deltagere
- Distribuer unikke links til softwaret til deltagerne
- Følg status for gennemførelse af vurderingerne
- Gennemgå de samlede analyseresultater
- Facilitér gruppediskussioner med udgangspunkt i resultaterne
Hvad du kan se
Når alle deltagere har gennemført deres vurderinger i softwaret får du adgang til:
- Rangering af sårbarheder - de højest prioriterede sårbarheder på tværs af gruppen
- Stablede diagrammer over kapabiliteter - kapabilitetsniveauer inden for hvert område, opdelt efter deltagernes roller
- Gapanalyse - sammenligning af sårbarheder og kapabiliteter
- Individuelle og samlede visninger - mulighed for at gå i dybden med de enkelte deltageres besvarelser
User Roles
| Role | Description | Access |
|---|---|---|
| Admin / Superuser | Platform administrator with full database access | PocketBase Admin UI (/_/) |
| Session Manager | Creates and manages sessions, views results | App login with email + password |
| Survey Participant | Completes the survey for their assigned session | Unique token link (no password) |
Brugerroller
| Rolle | Beskrivelse | Adgang |
|---|---|---|
| Administrator | Platformadministrator med fuld databaseadgang | PocketBase Admin UI (/_/) |
| Sessionsleder | Opretter og administrerer sessioner samt ser resultater | Login i appen med e-mail og adgangskode |
| Deltager | Gennemfører spørgeskemaet for den tildelte session | Unikt tokenlink (ingen adgangskode) |
Getting Started
Log in as Session Manager
- Open the application URL in your browser
- Click Sign In
- Enter your email and password
- Click Sign In
First Login
Your session manager account is created by a platform administrator. Contact your admin to receive your login credentials. You can change your password after your first login via the account settings.
Home Page
After logging in, you'll see the home page showing:
- A list of all sessions you've created
- The status of each session (active, completed)
- Quick links to create a new session or view existing sessions
Kom godt i gang
Log ind som sessionsleder
- Åbn applikationens webadresse i din browser
- Klik på Log ind
- Indtast din e-mailadresse og adgangskode
- Klik på Log ind
Første login
Din session manager-konto oprettes af en platformadministrator. Kontakt din administrator for at få dine loginoplysninger. Du kan ændre din adgangskode efter første login via kontoindstillingerne.
Hjemmeside
Når du er logget ind, vises forsiden med:
- En liste over alle de sessioner, du har oprettet
- Status for hver session (aktiv, gennemført)
- Genveje til at oprette en ny session eller se eksisterende sessioner
Creating a Session
Step-by-step
Click "New Session" on the home page
Fill in session details:
- Session Name — A unique identifier for the session (used in participant URLs)
- Language — Choose
en(English) orda(Danish) for the survey - Number of Participants — Up to 10 participants per session
Click "Create Session"
The system automatically generates:
- 10 participant accounts with unique tokens
- 1 session manager view
- Survey links for each participant
Distribute survey links to participants
Session Name
The session name is used in participant URLs: /session/<name>/survey. Use a short, URL-friendly name (lowercase, no spaces or special characters). Example: company-q1-2025
Session Names are Unique
Each session name must be unique across the platform. If a session with the same name already exists, you'll receive an error.
Opret en session
Trin for trin
Klik på "Ny session" på forsiden
Udfyld sessionsoplysninger:
- Sessionsnavn - Et unikt navn til sessionen (anvendes i deltagernes URL'er)
- Sprog - Vælg
en(engelsk) ellerda(dansk) - Antal deltagere - Op til 10 deltagere pr. session
Klik på "Opret session"
Systemet opretter automatisk:
- 10 deltagerkonti med unikke tokens
- 1 session manager-visning
- Et unikt link til hver deltager
Distribuer linkene til deltagerne
Sessionsnavn
Sessionsnavnet anvendes i deltagernes URL'er: /session/<navn>/survey. Brug et kort og URL-venligt navn (små bogstaver, ingen mellemrum eller specialtegn). Eksempel: company-q1-2025
Sessionsnavne skal være unikke
Hvert sessionsnavn skal være unikt på tværs af platformen. Hvis der allerede findes en session med det samme navn, vises en fejlmeddelelse.
Managing Users
Participant Accounts
When you create a session, the system automatically creates 10 participant accounts. Each account has:
- A username in the format
<session-name>_user_N - A unique login token
- An auto-generated password (shown once at session creation)
- A survey link:
/session/<name>/survey?u=<username>&t=<token>
Viewing Session Users
- Navigate to your session on the home page
- Click View Session
- The session view shows all participant accounts with their status
User Status Indicators
| Status | Meaning |
|---|---|
| Not started | Participant has not opened the survey yet |
| In progress | Participant has started but not submitted |
| Completed | Participant has submitted the survey |
Sharing Participant Links
To share a participant's survey link:
- In the session view, locate the participant
- Click the copy icon next to their survey link
- Send the link to the participant via email or messaging app
Link Security
Each link contains a unique token. Do not share a participant's link with anyone else, as it grants access to that participant's specific survey.
Administrer brugere
Deltagerkonti
Når du opretter en session, opretter systemet automatisk 10 deltagerkonti. Hver konto har:
- Et brugernavn i formatet
<sessionsnavn>_user_N - Et unikt login-token
- En automatisk genereret adgangskode (vises kun én gang ved oprettelsen af sessionen)
- Et link til spørgeskemaet:
/session/<navn>/survey?u=<brugernavn>&t=<token>
Visning af deltagere i en session
- Gå til din session fra forsiden
- Klik på Vis session
- Sessionens oversigt viser alle deltagerkonti samt deres status
Statusindikatorer for deltagere
| Status | Betydning |
|---|---|
| Ikke startet | Deltageren har endnu ikke åbnet softwaret |
| I gang | Deltageren er i gang, men har endnu ikke indsendt det |
| Færdiggjort | Deltageren har indsendt svarene |
Deling af deltagerlinks
Sådan deler du et spørgeskemalink med en deltager:
- Find deltageren i sessionsoversigten
- Klik på kopieringsikonet ved siden af deltagerens spørgeskemalink
- Send linket til deltageren via e-mail eller en beskedapp
Sikkerhed for links
Hvert link indeholder et unikt token. Del ikke en deltagers link med andre, da det giver adgang til den pågældende deltagers specifikke svar.
Viewing Results
The session manager has access to two analysis views once survey submissions are available:
Analysis View
The main analysis page shows:
- Vulnerability Rankings — A ranked list of the top vulnerabilities selected by all participants, showing consensus and divergence
- Capability Assessment — Stacked bar charts showing capability levels across all areas, broken down by job function
- Risk Level Badges — Color-coded risk indicators per vulnerability category
- Capability Gap — Visual comparison of vulnerability rankings vs. capability levels
Form Results Summary
A detailed table view of all submitted responses, allowing you to:
- See individual participant responses
- Compare responses across participants
- Export data for further analysis
When are results available?
Results are visible as soon as at least one participant submits their survey. You don't need to wait for all participants to complete the survey to start reviewing results.
Visning af resultater
Session manageren har adgang til to analysevisninger, når der er indsendt besvarelser:
Analysevisning
Den primære analyseside viser:
- Rangering af sårbarheder - en prioriteret liste over de væsentligste sårbarheder, som deltagerne har identificeret, med visning af både enighed og forskelle i vurderingerne
- Kapabilitetsvurdering - stablede søjlediagrammer, der viser kapabilitetsniveauer på tværs af alle områder, opdelt efter jobfunktion
- Risikoniveauer - farvekodede indikatorer for risikoniveau inden for hver sårbarhedskategori
- Kapabilitetsgab - en visuel sammenligning mellem rangeringen af sårbarheder og kapabilitetsniveauerne
Oversigt over spørgeskemabesvarelser
En detaljeret tabelvisning over alle indsendte besvarelser, hvor du kan:
- Se de enkelte deltageres besvarelser
- Sammenligne besvarelser på tværs af deltagere
- Eksportere data til videre analyse
Hvornår er resultaterne tilgængelige?
Resultaterne bliver synlige, så snart mindst én deltager har tastet sine vurderinger. Du behøver derfor ikke at vente, til alle deltagere har gennemført vurderingerne, før du kan begynde at gennemgå resultaterne.
Language Switching
The application supports English and Danish. When you create a session, you select the survey language for that session. Participants will see the survey in the language you selected.
The session manager interface can be switched between languages at any time using the language toggle button in the navigation bar.
Survey Language vs. UI Language
- Survey language — set at session creation; determines which question set is used for participants
- UI language — the session manager can switch anytime; does not affect participant surveys
Sprogskift
Applikationen understøtter engelsk og dansk. Når du opretter en session, vælger du sprog for den pågældende session. Deltagerne vil se sårbarhederne og kapabiliteterne på det valgte sprog.
Session managerens brugergrænseflade kan til enhver tid skiftes mellem sprog ved hjælp af sprogknappen i navigationsbjælken.
Sprog vs. brugergrænsefladens sprog
- Sprog - angives ved oprettelse af sessionen og bestemmer, hvilket spørgsmålssæt deltagerne får vist
- Brugergrænsefladens sprog - kan til enhver tid skiftes af session manageren og påvirker ikke deltagernes spørgeskemaer
Troubleshooting
Cannot log in
- Verify your email and password are correct
- Check that your account exists (contact your admin)
- Try resetting your password via the "Forgot password" link
- Ensure the backend server is running
Session creation fails
- Check that the session name is unique and URL-friendly (lowercase, no spaces)
- Verify your account has permission to create sessions
- Check the browser console for error details
Participant link not working
- Verify the link was copied correctly (no missing characters)
- Check that the session is still active
- Ask the participant to try in a different browser or incognito mode
- Contact your admin to verify the participant token
Results not showing
- Confirm at least one participant has submitted the survey
- Refresh the page
- Check that you are viewing the correct session
Charts not loading
- Ensure JavaScript is enabled in your browser
- Try a hard reload (Ctrl+Shift+R or Cmd+Shift+R)
- Check browser console for errors
Fejlfinding
Kan ikke logge ind
- Kontrollér, at din e-mailadresse og adgangskode er korrekte
- Kontrollér, at din konto findes (kontakt din administrator)
- Prøv at nulstille din adgangskode via linket "Glemt adgangskode"
- Sørg for, at backend-serveren kører
Kan ikke oprette en session
- Kontrollér, at sessionsnavnet er unikt og URL-venligt (små bogstaver, ingen mellemrum)
- Kontrollér, at din konto har tilladelse til at oprette sessioner
- Se browserens udviklerkonsol for fejlmeddelelser
Deltagerlink virker ikke
- Kontrollér, at linket er kopieret korrekt (ingen manglende tegn)
- Kontrollér, at sessionen stadig er aktiv
- Bed deltageren om at prøve i en anden browser eller i inkognitotilstand (privat browsing)
- Kontakt din administrator for at få bekræftet deltagerens token
Resultater vises ikke
- Kontrollér, at mindst én deltager har indsendt spørgeskemaet
- Opdater siden
- Kontrollér, at du ser den korrekte session
Diagrammer indlæses ikke
- Kontrollér, at JavaScript er aktiveret i din browser
- Prøv en hård genindlæsning (Ctrl+Shift+R eller Cmd+Shift+R)
- Se browserens udviklerkonsol for fejlmeddelelser
Glossary
| Term | Definition |
|---|---|
| Session | A group of up to 10 participants completing the survey together for a shared analysis |
| Session Manager | The person who creates and manages a session and reviews results |
| Participant | An individual who completes the survey as part of a session |
| Token | A unique string that authenticates a participant's survey link without a password |
| Vulnerability | A potential weakness or risk factor in the supply chain |
| Capability | An organizational ability or resource that helps mitigate vulnerabilities |
| Capability Gap | The difference between a vulnerability's risk level and the organization's capability to address it |
| FormKit Schema | A JSON-based definition of the survey form structure and questions |
| PocketBase | The open-source backend framework powering the platform (Go + SQLite) |
Ordliste
| Begreb | Definition |
|---|---|
| Session | En gruppe på op til 10 deltagere, der gennemfører vurderinger individuelt og i fællesskab med henblik på en fælles analyse |
| Sessionsleder | Den person, der opretter og administrerer en session og gennemgår resultater |
| Deltager | En person, der gennemfører vurderingerne som en del af en session |
| Token | En unik tegnstreng, der giver en deltager adgang til softwaret uden brug af adgangskode |
| Sårbarhed | En potentiel svaghed eller risikofaktor i forsyningskæden |
| Kapabilitet | En organisatorisk evne eller ressource, der hjælper med at afbøde sårbarheder |
| Kapabilitetsgab | Forskellen mellem en sårbarheds risikoniveau og organisationens evne til at håndtere den |
| FormKit skema | En JSON-baseret definition af formlayoutet |
| PocketBase | Det open source-backend-framework, der driver platformen (Go + SQLite) |
Related Documentation
Session Manager
You are currently reading the Session Manager guide.
Relateret dokumentation
Sessionsleder
Du læser i øjeblikket vejledningen til session managers.